Workshops können super produktiv sein – oder total ins Leere laufen. Damit dein Workshop nicht in die zweite Kategorie fällt, brauchst du eine gute Vorbereitung, eine klare Struktur und eine Moderation, die alle mitnimmt. Hier sind meine besten Tipps, die dir helfen, Workshops effektiv und spannend zu gestalten.
1. Klare Zielsetzung – Was soll am Ende rauskommen?
Einer der größten Fehler: Man startet in einen Workshop, ohne wirklich zu wissen, was am Ende stehen soll. Bevor du loslegst, frag dich (oder deine Auftraggeber*innen):
- Wollen wir neue Ideen entwickeln?
- Geht es darum, bestehende Prozesse zu analysieren?
- Sollen konkrete Entscheidungen getroffen werden?
Je klarer das Ziel, desto besser kann der Workshop darauf ausgerichtet werden. Und vor allem: Alle Teilnehmenden wissen dann, worauf sie hinarbeiten!
2. Die richtige Anzahl an Teilnehmenden
Zu viele Menschen in einem Workshop? Katastrophe. Zu wenige? Dann fehlt oft die Dynamik. Die ideale Gruppengröße liegt bei 6 bis 15 Personen – genug, um verschiedene Perspektiven zu haben, aber nicht so viele, dass es chaotisch wird.
Ein Workshop lebt von der aktiven Beteiligung. Damit das klappt, kannst du ein paar einfache Regeln aufstellen:
- Niemand dominiert das Gespräch – wer schon viel gesagt hat, hält sich mal zurück.
- Alle kommen zu Wort – Methoden wie „Think-Pair-Share“ helfen, auch Leisere einzubinden.
- Viel mit Post-its arbeiten – wenn alle ihre Gedanken aufschreiben, hat jede*r eine Stimme.
3. Zeitmanagement und die Kunst der guten Pausen
Workshops sollen intensiv sein, aber auch nicht auslaugen. Die große Frage: Wie oft und wie lange sollten Pausen sein?
- Alle 60–90 Minuten eine kurze Pause von 10–15 Minuten.
- Mittagspause mindestens eine Stunde, damit sich die Teilnehmenden wirklich erholen können.
- Eine „gute Pause“ ist nicht einfach nur eine Kaffeepause – Bewegung, frische Luft oder lockere Gespräche helfen, den Kopf freizubekommen.
4. Interaktive Methoden nutzen – weniger Frontal, mehr Action!
Ein Workshop ist kein Vortrag. Die Leute sollen mitmachen! Ein paar bewährte Methoden, um das zu fördern:
- Post-it-Sessions: Ideen sammeln, clustern, bewerten – ein Klassiker, der immer funktioniert.
- Personas & Konkurrenzanalysen: Gerade in Strategie-Workshops sehr hilfreich.
- Prototyping & Testing: Wenn es um konkrete Lösungen geht, sollten die Ideen direkt ausprobiert werden.
5. Ergebnisse sichern – sonst war alles umsonst
Nichts ist schlimmer, als wenn ein Workshop einfach verpufft und nichts daraus folgt. Damit das nicht passiert:
- Dokumentiere die wichtigsten Erkenntnisse (Fotos von Whiteboards, digitale Notizen etc.).
- Definiere klare To-Dos – wer macht was bis wann?
- Setze Follow-up-Termine, um nachzuhalten, was umgesetzt wurde.
6. Sei flexibel – aber mit Plan
Jeder Workshop ist anders, und manchmal läuft nicht alles nach Plan. Die besten Moderator*innen sind diejenigen, die flexibel bleiben, ohne das Ziel aus den Augen zu verlieren.
Wichtig ist: Hab einen klaren Ablauf, aber sei bereit, ihn anzupassen, wenn es die Gruppe braucht.
Fazit: So klappt dein nächster Workshop garantiert
Hier nochmal die Top 6 Tipps im Schnelldurchlauf:
- Zielsetzung klären – Sonst wird’s ziellos.
- Teilnehmendenzahl begrenzen – 6 bis 15 ist optimal.
- Gute Pausen einplanen – 10–15 Min. alle 60–90 Min.
- Interaktiv statt Frontalvortrag – Methodenmix ist der Schlüssel.
- Ergebnisse festhalten – Sonst war alles für die Katz.
- Flexibel bleiben – Aber das Ziel nicht vergessen.
Mit diesen Tipps steht deinem nächsten erfolgreichen Workshop nichts mehr im Weg! Viel Erfolg! ????
Buchtipp für weitere Inspiration:
Für eine tiefergehende methodische Herangehensweise empfehlen wir das Buch “Das Design Thinking Toolbook: Die besten Werkzeuge & Methoden”, das hilfreiche Module für die einzelnen Phasen des Design Thinking bietet.
Mit diesen Tipps steht deinem nächsten erfolgreichen Workshop nichts mehr im Weg!
