Projektkoordination mit Scrum

Das Entwicklertool Scrum bringt Übersicht in Projekte

Projekte geraten immer wieder außer Kontrolle und der geplante Stundenumfang wird weit überschritten? Dann kann Scrum aus für NPO und NGO eine Hilfe sein.

Jeden Tag findet die folgende Situation unzählige Male statt:

Ein Team von Projektbeteiligten steht in einer Runde, kurz vor Projektende und allen Anwesenden wird klar, dass die Zeit nicht ausreichen wird, um das Projekt in der gesetzten Frist fertig zu stellen.

Betrachtet man die Ursachen, dann lassen sich drei Kernprobleme festhalten:

• Der tatsächliche Arbeitsaufwand wird unterschätzt.
• Weil der Arbeitsaufwand unterschätzt wird, werden Fristen zu eng gesetzt.
• Keiner im Team hat eine Übersicht über den realistischen Bearbeitungsstand.

Same procedure with every project?

Bei der Umsetzung von Projekten mit unterschiedlich großen Teams sahen wir uns mit den oben beschriebenen Problemen konfrontiert. Uns stellte sich die Frage, wie wir nicht nur zu einer genauen Darstellung des zeitlichen Aufwands kommen, sondern auch die Übersicht über die einzelnen Aufgaben und deren Bearbeitungsstand behalten, um so die gesetzten Fristen zu halten.

Hilfe kam aus einem Bereich, der für viele NGO und NPO nicht unbedingt der naheliegendste ist: Aus dem Feld der agilen Softwarenentwicklung. Ursprünglich in IT Abteilungen angewendet, hat sich Scrum in den letzten Jahren als ein weit verbreitetes Tool etablieren können, dass auch in den Bereichen Projektentwicklung und -steuerung Anwendung findet. Die Vorteile liegen auf der Hand: Transparenz und Flexibilität. Denn Scrum ist (bis auf einige festgelegte Regeln und Rollen) kein festes Gefüge, sondern viel eher ein interaktiver Prozess.

Alles auf Start…

Um Scrum für uns umsetzbar zu machen, haben wir an einigen Stellen kleine Modifikationen vorgenommen. Bis auf diese kleinen Ausnahmen orientieren wir uns jedoch auch weiter an dem ursprünglichen Scrum-Framework.

Bei der Umsetzung eines Projektes wird im ersten Schritt das Product Backlog gefüllt. Dazu schreiben alle Projektbeteiligten die aus ihrer Sicht wichtigen to-dos auf Post-its. Diese werden im nächsten Schritt geclustert und anschließend mit einer Schätzung des notwendigen Arbeitsaufwands (in unserem Fall in Stunden) versehen. Dieser Schritt hat sich für uns als essentiell herausgestellt. Zum einen muss sich das Team für jedes Todo auf eine Zeit einigen. Zum anderen wird bereits hier häufig klar, dass einzelne Aufgaben deutlich länger dauern, als ursprünglich angenommen.

Im dritten Schritt schätzen die Projektbeteiligten ab, wie viel ihrer Arbeitszeit für dieses Projekt eingeplant werden kann. Das ist umso wichtiger, als das in der Regel alle Beteiligten nicht ausschließlich für das Projekt arbeiten, sich in diesem Schritt aber auf einen zeitlichen Umfang ihrer Beteiligung festlegen.

Im anschließenden Sprintplanning kann jeder Projektbeteiligte die Aufgaben wählen, die er umsetzen möchte und innerhalb eines Sprints umsetzen kann (ein Sprint bezeichnet die vorher festgelegte Anzahl von Tagen, die zusammen einen Block ergeben, an dessen Ende die Aufgaben umgesetzt sein müssen).

Täglich ein kurzes Meeting

Im sogenannten Daily Scrum, welches täglich morgens stattfindet, werden alle Projektbeteiligten auf einen Stand gebracht. Dazu fasst jeder kurz zusammen, was er seit dem letzten Daily Scrum erreicht hat und bis zum nächsten erreichen wird. Am Ende eines jeden Sprints steht das Review und die Retrospektive. Hier wird zum einen das Ergebnis präsentiert und die nächsten Schritte geplant. Zum anderen prüft das Team seine bisherige Arbeitsweise, um sie in Zukunft effizienter und effektiver zu machen.

Ein kaum zu ersetzendes Tool

Besonders die Burn-Down-Charts haben sich als Wundermittel erwiesen. Diese Charts visualisieren die geplanten Stunden für einen Sprint / ein Product und stellen diese den wirklich fertigen Aufgaben gegenüber. Schnell wird mit Hilfe der Graphen deutlich, dass Aufgaben „hängen“ bleiben und Verzögerungen werden sehr früh sichtbar.

Wir haben nach diesem Verfahren bereits verschiedene Projekte umgesetzt, von der Erstellung kleiner Produkte bis hin zu großen Kampagnen. Es ist immer wieder spannend zu beobachten, wie Projekte mit einem eigentlich kleinen Hilfsmittel deutlich übersichtlicher werden. Das gesamte Team hat eine Übersicht über die verbleibenden Aufgaben und die dafür verbleibende Zeit. Interessant ist auch, dass mit der Häufigkeit der Nutzung die Zeit für die Umsetzung von Projekten deutlich minimiert hat. Vor allem, weil sich die panikartige Umorganisation am Ende eines Projektes erübrigt. Zudem ist Scrum ein absolutes Teamtool. Von Beginn an ist klar, dass das Projekt nur im Team gelingen kann. Denn häufig setzen sich erst am Ende alle kleinen Bausteine zu einem großen Ganzen zusammen.

Scrum ist mit Sicherheit ein Tool, das bei vielen Organisationen für die Umsetzung kleinerer und größerer Projekte für deutlich reibungsfreiere Prozesse sorgen würde. Leider findet es in vielen NGO und NPO noch zu selten Anwendung. Das sollte sich ändern.

Buchempfehlung

Für erste Schritte in die Richtung ist das Buch „Scrum für Dummies“ wirklich empfehlenswert. Hier findet jeder einen schnellen Einstieg in das Thema und kommt innerhalb weniger Tage von der Planung in die Umsetzung.