Apps die Teams garantiert schneller machen

Viele Tools bieten die Möglichkeit die eigene Arbeit schneller und effektiver zu machen. Aber welches sind die richtigen?

Der Beitrag „Produktkonzeption und -gestaltung. Kein Wunderwerk sondern Fleißarbeit“ begann mit dem Satz „Von Startups lernen heißt schneller werden“. Offen bliebt die Frage: Welche Hilfsmittel gibt es denn, um diesen Prozess umzusetzen? Dieser Artikel gibt in logischer Konsequenz eine Übersicht über die Tools und Hilfsmittel, die wir selber nutzen und unseren Kunden empfehlen, um schneller zu werden.

Am Anfang steht das „Wie“?

Wenn Organisationen die eigene Arbeit überdenken und in Erwägung ziehen neue Tools zu implementieren, dann sollte die erste Frage definitiv sein „Wie arbeiten wir?“. Kern dieser Frage ist die Beschäftigung mit der eigenen Firmenorganisation.

• Wie findet Informationsfluss in unserem Unternehmen statt?
• Wie transparent wollen wir für unsere Organisation sein?
• Wie schnell und verfügbar sollen Informationen sein?
• Wie ist unsere Firmenkultur? Was leben wir?

Dieser Prozess sollte wirklich nicht unterschätzt werden. Das Einführen neuer Tools und Hilfsmittel ist immer mit Überzeugungsarbeit verbunden. Gerade bei gesetzten Sozialunternehmen befinden sich auch immer wieder „Bewahrer“ in den Strukturen, die das Alte beibehalten wollen. Diese Kritiker nicht nur zu überzeugen, sondern auch in die Änderung zu integrieren ist eine besondere Herausforderung und funktioniert nur, wenn die Frage des „Wie arbeiten wir?“ im Vorlauf bearbeitet wurde.

Die Liste der folgenden Angebote versteht sich nicht als Werbung und erhebt auch keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie haben sich viel mehr in unserer eigenen Arbeit und im Beratungsprozess bewährt. Wichtig zu erwähnen: Die vorgestellten Tools sind entweder frei (Trello) oder für uns als non-profit Organisation kostenfrei.

Slack

E-Mails, WhatsApp, SMS, Facebook Chat – viele Teams organisieren sich auf den unterschiedlichsten Kanälen. Im Ergebnis sind Informationen nicht mehr zentral verfügbar und eigentlich ist auch nicht mehr nachvollziehbar, wo sich diese befinden / wo sie zu suchen sind. Und wenn wir ehrlich sind, dann sind 95% unserer Kommunikation auf E-Mails beschränkt. Dabei liegen die Nachteile auf der Hand: Cc Regelungen sorgen für Unsicherheit und Unzufriedenheit. Verläufe sind lang und unübersichltich. Und gerade wenn wir über flexible und schnelle Teamprozesse (wie die Produktkonzeption) nachdenken, sind übervolle Inboxen nicht unbedingt das richtige Werkzeug, um Kommunikation zu beschleunigen.

In unserer täglichen Arbeit hat sich Slack als wirkliches Wunder erwiesen. „Slack bringt die gesamte Kommunikation und Zusammenarbeit deines Teams an einem einzigen Ort zusammen, damit ihr Arbeit effektiver erledigen könnt, ganz gleich, ob ihr zu einem großen Unternehmen oder zu einer kleinen Firma gehört.“

Zur Organisation des Unternehmens gibt es in Slack die Möglichkeit verschiedene, thematisch geclusterte Channels zu eröffnen. Auf diesen können nicht nur Informationen sondern auch Daten, Videos, Aufgaben und viele andere Sachen geteilt werden. Durch den Charakter und Aufbau eines Chats ist Slack wirklich ein Arbeitsbeschleuniger. Reaktionen sind unmittelbar und zielgerichtet möglich. So können beispielsweise einzelne Personen direkt angeschrieben oder getakt werden. Darüber hinaus ist Slack für alle uns bekannten Endgeräte verfügbar. Egal, ob als App auf dem Smartphone oder als Variante online.

Wir nutzen Slack in Kombination mit der Google G Suite und Trello. So ist es uns möglich Aufgaben zu verteilen und zu organisieren (Trello) und Tabellen, Dokumente oder Datein (Google G Suite) zugänglich zu machen.

Google G Suite

1,2 Mrd Menschen weltweit nutzen Google als E-Mail Anbieter. Aber nur die wenigsten von ihnen wissen, dass Google mit der G Suite eine wirklich praktische Alternative zu Microsoft Office bietet. Damit will ich nicht sagen, dass wir auf Excel und Word verzichten und würde das auch unseren Kunden nicht empfehlen. Jedoch bietet die G Suite spannende Möglichkeiten, um Teams und Prozesse schneller zu machen.

Der Übersichtlichkeit halber will ich mich im Folgenden auf die (aus meiner Sicht) wesentlichen Tools beschränken: Google Drive, Docs, Sheets, Slides.

Ein wiederkehrendes Thema in Organisationen ist die Ablage und der Austausch von Dateien. Aus Unwissenheit und nicht selten auch, weil die finanziellen Mittel fehlen, ist das Umherreichen von USB Sticks zum Teilen von Informationen oft noch immer die Regel. Mit Google Drive können Dateien einfach mit anderen Mitgliedern einer Organisation, aber auch mit externen Teilnehmern geteilt werden. Beim Teilen von Dateien ist individuell wählbar, ob der Empfänger nur sehen oder auch bearbeiten darf. Es gibt zwar immer wieder Diskussionen darüber, ob Google (als weltumspannender Konzern) ein sicherer Ablageplatz für unsere Daten ist – diese Frage muss individuell beantwortet werden. Aber als Plattform zum Austausch von Dateien ist Google Drive sicher kaum zu überbieten.

Ein weiteres Thema ist häufig die kollaborative Bearbeitung von Dokumenten. Sicher jeder kennt die Dokumente, deren Länge des Dateinamens darauf schließen lässt, wie viele Bearbeiter schon Teil des Erstellungsprozesses waren. Im Ergebnis weiß häufig keiner mehr, welches das aktuelle Dokument ist oder wer aktuell daran arbeitet. Sowohl Sheets, Docs als auch Slides bieten da Abhilfe. Ähnlich wie bei Google Drive können Dokumente online erstellt und im Anschluss zur Bearbeitung freigegeben werden. Auch an dieser Stelle ist natürlich frei wählbar, wer welche Berechtigungen hat.

Intern haben wir für die Bearbeitung von Dokumenten eine Regelegung eingeführt, dass „Dokumente in Arbeit“ als Google Dokument erstellt und zur Bearbeitung freigegeben werden. Diese Freigaben erfolgen dann über Slack an exakt die Personen, deren Mitarbeit notwendig ist. Wenn ein Dokument fertig erstellt ist, wird es in ein Word Dokument (Excel, Powerpoint) überführt und dann an dem entsprechenden Ort abgelegt.

Trello

Nachdem wir mittels Slack kommunizieren und mit Hilfe von Google Dokumente im Team erstellen, bzw. Dateien verfügbar machen nutzen wir Trello, um Aufgaben zu erstellen, zu verteilen und zu terminieren.

Trello bietet die Möglichkeit innerhalb verschiedener Boards Aufgaben zu erstellen. Mit Hilfe von Listen können die Aufgaben dann widerrum gruppiert werden. Den Boards werden die Teams zugewiesen, den einzelnen Aufgaben dann die Personen, die für die Umsetzung zuständig sind. Innerhalb der Aufgaben gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten: Neben dem Setzen von Fristen können auch Listen erstellt, Tags vergeben oder Zuständigkeiten verteilt werden. Ein vorstellbares Beispiel ist:

Das Team „Marketing“ hat ein eigenes Board. Innerhalb des Boards gibt es Listen für z.B. ausstehende Ideen, Projekte in Umsetzung und fertige Aufgaben. Innerhalb der Liste „Projekte in Umsetzung“ gibt es Aufgaben, die die einzelnen Tasks für die jeweiligen Projekte beschreiben.

Im Ergebnis gehen Aufgaben nicht mehr unter und die Übersicht über Fristen und offene Tasks ist deutlich einfacher zu halten.

Ich möchte an dieser Stelle nicht verschweigen, dass es natürlich auch noch andere Tools gibt: Asana ist durchaus ein passabler Ersatz für Trello. Dropbox kann alternativ auch als Plattform genutzt werden, um Daten zu verwalten, genauso wie die ICloud. Jedoch haben sich Slack, die G-Suite und Trello über einen längeren Zeitraum im täglichen Einsatz bewiesen.

Integration

Sowohl die einzelnen Teile der G-Suite, als auch Trello sind relativ unkompliziert in Slack zu integrieren. Anders würde das aus unserer Sicht auch keinen Sinn machen, da es einen zentralen Ort geben sollte, an dem alle Informationen zusammenfließen. Slack ist über das letzte Jahr zur Herzkammer bei Librileo und Makiko* und einigen unserer Partner geworden. Zu jedem Zeitpunkt stehen alle Informationen dem gesamten Team transparent und unbegrenzt zur Verfügung. Das hat zum einen die Zahl der Nachfragen und Fehlinformationen deutlich verringert. Zum anderen aber auch das Arbeiten und die Organisation unserer Projekte deutlich vereinfacht.

Mit Sicherheit ist es für jede Organisation, die in der Flut interner Mails untergeht und weiterhin USB Sticks rumreicht, um Daten zu verteilen, eine gute Idee, über den Einsatz des einen oder anderen vorgeschlagenen Tools nachzudenken.